Uživatelský manuál - Aplikace Cestovní příkazy

Verze: 1.3 Datum: 1. 6. 2026 Organizace: Oresi United Kitchens

Obsah

1. Přehled aplikace
2. Začínáme – registrace, přihlášení a profil
   • 2.1 Registrace nového účtu
   • 2.2 Přihlášení
   • 2.3 Nastavení profilu
   • 2.4 Synchronizace profilu s Heliosem
   • 2.5 Přidání vozidla
3. Pro zaměstnance
   • 3.5 Vzorové cestovní příkazy
4. Pro schvalovatele
5. Pro účetní
6. Pro administrátory
7. Stavy cestovních příkazů
8. Vyhledávání a filtrování
9. Často kladené otázky

1. Přehled aplikace

1.1 Co je to aplikace Cestovní příkazy?

Aplikace Cestovní příkazy je webová aplikace pro správu služebních cest zaměstnanců. Umožňuje:

• Vytváření žádostí o vycestování
• Schvalování žádostí nadřízenými
• Zakládání cestovních příkazů ze schválených žádostí
• Vyúčtování nákladů na služební cestu (tuzemskou i zahraniční)
• Export dat do účetního systému Helios

1.2 Hlavní rozhraní

Po přihlášení uvidíte:

• Horní lišta - navigace mezi sekcemi aplikace
• Levý panel - seznam cestovních příkazů/žádostí
• Hlavní panel - detail vybraného příkazu/žádosti
• Ikony nápovědy (?) - klikněte pro zobrazení kontextové nápovědy

Tlačítka v horní liště:

1.3 Kontextová nápověda

U většiny polí formuláře je ikona ? (otazník). Kliknutím se zobrazí vysvětlení k danému poli. Nápovědu lze zavřít kliknutím mimo panel nebo na tlačítko zavřít.

1.4 Oznámení (notifikace)

Aplikace zobrazuje barevná oznámení (tzv. toast notifikace) v rohu obrazovky:

• Zelené - úspěšná akce
• Modré - informace
• Oranžové - varování
• Červené - chyba

Oznámení zmizí automaticky po 5 sekundách nebo je lze zavřít ručně kliknutím na ×.

2. Začínáme – registrace, přihlášení a profil

2.1 Registrace nového účtu

Pokud ještě nemáte přístup do aplikace, musíte si vytvořit účet.

1. Otevřete aplikaci v prohlížeči
2. Na přihlašovací obrazovce klikněte na Vytvořit účet
3. Vyplňte registrační formulář:
   • Jméno - vaše celé jméno (zobrazuje se ostatním uživatelům)
   • E-mail - bude sloužit jako přihlašovací jméno
   • Heslo - minimálně 8 znaků
   • Heslo znovu - zopakujte heslo pro ověření
4. Klikněte na Registrovat

Po úspěšné registraci:

• Obdržíte e-mail s ověřovacím odkazem
• Klikněte na odkaz v e-mailu pro aktivaci účtu
• Teprve po aktivaci se lze přihlásit

Upozornění: Bez kliknutí na ověřovací odkaz nelze účet použít. Zkontrolujte i složku Spam.

Tip: Pokud vám administrátor vytvořil účet přímo v systému, registraci přeskočte – přihlaste se e-mailem a heslem, které vám sdělil.

2.2 Přihlášení

1. Otevřete aplikaci v prohlížeči
2. Zadejte svůj e-mail (přihlašovací jméno) – pole je předvyplněno posledním úspěšně přihlášeným uživatelem
3. Zadejte heslo
4. Klikněte na Přihlásit

Pokud zadáte špatné přihlašovací údaje, zobrazí se chybová zpráva. Zkontrolujte e-mail a heslo. Pokud heslo neznáte, kontaktujte administrátora aplikace.

2.3 Nastavení profilu (první přihlášení)

Po prvním přihlášení je důležité vyplnit svůj profil. Bez správně vyplněného profilu nelze vytvářet cestovní příkazy.

1. Klikněte na Profil v horní liště (ikona osoby)
2. Vyplňte osobní údaje:
   • Jméno - celé jméno jak se zobrazí na příkazech
   • E-mail - kontaktní e-mail (předvyplněn z registrace)
   • Osobní číslo - evidenční číslo zaměstnance (nutné pro synchronizaci s Heliosem)
   • Středisko – kód - kód organizační jednotky
   • Středisko – název - název organizační jednotky
   • Útvar - název útvaru
   • Telefon - kontaktní telefon
   • Pracovní doba od / do - výchozí pracovní hodiny (používají se pro výpočet stravného)
   • Výchozí doprava - předvyplní se automaticky při vytváření nových úseků trasy
   • Bydliště - adresa bydliště (používá se jako výchozí místo odjezdu)
3. Nastavte výchozího schvalovatele:
   • Ze seznamu vyberte svého přímého nadřízeného
   • Tento schvalovatel se automaticky předvyplní do každé nové žádosti
4. Klikněte na Uložit profil

Tip: Všechna pole profilu lze kdykoli změnit. Změny se projeví až v nově vytvořených příkazech, nikoliv v již odeslaných.

2.4 Synchronizace profilu s Heliosem (ERP)

Pokud vaše firma používá Helios, lze osobní údaje, středisko a vozidla načíst automaticky.

Podmínka: Musí být vyplněno vaše Osobní číslo v profilu – podle něj aplikace hledá záznamy v Heliosu.

Postup synchronizace:

1. Přejděte do Profilu
2. Klikněte na Synchronizace s ERP
3. Aplikace načte z Heliosu:
   • Jméno, osobní číslo, středisko, útvar, adresu
   • Přidělená vozidla (automaticky přidá do seznamu vozidel)
   • Příznak schvalovatele (pokud jste v Heliosu vedeni jako schvalovatel, získáte tuto roli)
4. Po úspěšné synchronizaci se zobrazí zpráva s počtem načtených vozidel

Možné chyby při synchronizaci:

• "V ERP Helios nebyl nalezen zaměstnanec s tímto osobním číslem" – zkontrolujte osobní číslo v profilu
• "ERP Helios teď nelze načíst" – dočasný výpadek spojení, zkuste znovu

Poznámka: Synchronizace přepíše aktuální údaje profilu daty z Heliosu. Pokud máte v profilu jiné údaje než v Heliosu, budou nahrazeny heliosovými daty.

2.5 Přidání vozidla

Pokud jezdíte na služební cesty vlastním vozem, přidejte vozidlo do profilu.

1. V profilu přejděte do sekce Vozidla
2. Klikněte na + Přidat vozidlo
3. Vyplňte:
   • SPZ - registrační značka
   • Značka/model - např. "Škoda Octavia"
   • Objem motoru - v cm³ (určuje základní km sazbu)
   • Druh paliva - benzín, nafta, CNG, elektro atd.
   • Spotřeba - průměrná spotřeba v l/100km
   • Cena paliva - zvolte Podle vyhlášky (automaticky) nebo Vlastní cena (zadáte sami)
4. Klikněte na Uložit profil

Vozidla přidaná z Heliosu (přes ERP sync) se zobrazují automaticky.

Dokumenty vozidla

K vozidlu lze přiložit doklady (OTP, pojistka, technický průkaz):

1. V detailu vozidla klikněte na + Přidat dokument
2. Vyberte soubor ze svého počítače
3. Pojmenujte dokument
4. Klikněte na Uložit profil

Dokumenty lze kdykoli otevřít nebo stáhnout kliknutím na příslušnou ikonu.

2.6 Odhlášení

Pro odhlášení klikněte na svou ikonu nebo jméno v horní liště a vyberte Odhlásit.

3. Pro zaměstnance

Jako zaměstnanec můžete vytvářet žádosti o vycestování a po jejich schválení zakládat cestovní příkazy.

3.1 Vytvoření žádosti o vycestování

Krok 1: Přejděte do sekce Žádosti

1. Klikněte na tlačítko Žádosti v horní liště
2. Zobrazí se seznam vašich žádostí

Krok 2: Vytvořte novou žádost

1. Klikněte na tlačítko Nová žádost
2. Vyplňte základní údaje:
   • Cíl cesty - kam jedete (např. "Praha", "Brno")
   • Odjezd - datum odjezdu
   • Příjezd - datum příjezdu
   • Doprava - způsob dopravy (vlastní vozidlo, vlak, letadlo, atd.)
   • Účel cesty - proč jedete (např. "Schůzka s klientem")
   • Schvalovatel - vyberte nadřízeného který žádost schválí

Krok 3: Uložte žádost

1. Klikněte na Uložit žádost
2. Žádost se uloží ve stavu Rozpracováno

Krok 4: Odešlete žádost ke schválení

1. Zkontrolujte že jsou všechny údaje správně
2. Klikněte na Odeslat ke schválení
3. Žádost je odeslána schvalovateli
4. Obdržíte e-mail s potvrzením

Tip: Ikony s otazníkem (?) u jednotlivých polí zobrazí nápovědu k vyplnění.

3.2 Založení cestovního příkazu

Po schválení žádosti můžete založit cestovní příkaz.

Krok 1: Najděte schválenou žádost

1. Přejděte do sekce Žádosti
2. Vyberte žádost se stavem Schváleno
3. Klikněte na tlačítko + Založit cestovní příkaz

Poznámka: Pokud už pro žádost existuje cestovní příkaz, tlačítko se nezobrazí a uvidíte text "Cestovní příkaz již existuje".

Krok 2: Vyplňte základní údaje cesty

Automaticky se předvyplní údaje ze žádosti:

• Počátek cesty - datum a čas zahájení
• Konec cesty - datum a čas ukončení
• Cíl cesty - místo
• Účel cesty - důvod služební cesty

Tip: Pro zadání data a času klikněte na pole - zobrazí se kalendář s možností výběru.

Krok 3: Vyberte vozidlo (pokud jedete vlastním vozem)

1. V sekci Vozidlo klikněte na Vybrat
2. Vyberte vozidlo ze seznamu nebo přidejte nové
3. Zkontrolujte:
   • SPZ vozidla
   • Spotřebu (l/100km)
   • Cenu pohonných hmot (automaticky podle vyhlášky)

Krok 4: Přidejte úseky trasy

Pro každý úsek cesty (tam, zpět, případné další):

1. Klikněte na + Přidat úsek
2. Zvolte typ úseku:
   • Tuzemský - cesta v ČR, počítá se tuzemské stravné
   • Zahraniční - cesta do zahraničí, počítá se zahraniční stravné v cizí měně
   • Soukromý - soukromá část cesty, nezapočítává se do náhrad
3. Vyplňte:
   • Odjezd - datum a čas odjezdu
   • Odkud - místo odjezdu (např. "Březí")
   • Kam - místo příjezdu (např. "Praha")
   • Příjezd - datum a čas příjezdu
   • Firma / místo - název firmy kterou jste navštívili
   • Účel - účel návštěvy
   • Doprava - způsob dopravy (vlastní vozidlo, vlak, atd.)
   • Km - počet ujetých kilometrů (pouze pro vlastní vozidlo)
4. U zahraničního úseku navíc vyplňte:
   • Země - výběrem se automaticky načtou příslušné sazby stravného a kurz
   • Výdaje v cizí měně - jízdné, ubytování, ostatní v měně dané země
5. Vyplňte náklady (pokud byly):
   • Jízdné - vstupenky (vlak, autobus, atd.)
   • Ubytování - náklady na hotel
   • Ostatní - parkovné, dálniční známka, atd.

Automatický výpočet stravného:

• Aplikace automaticky vypočítá stravné podle délky úseku
• Pokud měl zaměstnanec jídlo zdarma, zaškrtněte Jídlo zdarma
• U zahraničních úseků se stravné počítá v cizí měně a přepočítává kurzem na CZK

Krok 5: Přiložte doklady

1. Přejděte na záložku Doklady
2. Klikněte na + Přidat doklad
3. Vyberte soubor z počítače (PDF, JPG, PNG, max. 10 MB)
4. Zadejte:
   • Druh dokladu - účtenka, faktura, jízdenka, jiný
   • Popis - co je na dokladu (např. "Tankování")
   • Částka - výše nákladů (u zahraničních dokladů i v cizí měně)
5. Pro zobrazení dokladu klikněte na ikonu oka (náhled) nebo stáhněte kliknutím na ikonu stahování
6. Pro odebrání dokladu klikněte na ikonu koše

Tip: Doklady se ukládají na server - jsou dostupné i z jiného počítače.

Krok 6: Zkontrolujte výpočet

1. Přejděte na záložku Souhrn
2. Zkontrolujte vypočtené částky:
   • Stravné celkem
   • Kilometry celkem
   • Náhrada za km (základní + pohonné hmoty)
   • Jízdné celkem
   • Ubytování celkem
   • Celkem k výplatě
3. U zahraničních cest uvidíte souhrn i pro jednotlivé záložky měn (EUR, USD, atd.) s přepočtem na CZK

Krok 7: Odešlete ke schválení

1. Klikněte na Odeslat
2. Cestovní příkaz je odeslán schvalovateli
3. Obdržíte e-mail s potvrzením

3.3 Zahraniční cestovní příkazy

Zahraniční cestovní příkaz se liší od tuzemského tím, že obsahuje výdaje v cizí měně a zahraniční stravné.

Stravné v zahraničí

• Stravné se počítá v měně příslušné země (EUR, USD, atd.)
• Sazby stravného jsou načteny automaticky z Heliosu podle zvolené země a data
• Výpočet probíhá ve stejných pásmech jako tuzemský (5-12h, 12-18h, nad 18h), ale v cizí měně
• Celková částka je na záložce Souhrn přepočtena kurzem na CZK

Kurzy měn

• Aplikace automaticky načítá aktuální kurzy z Heliosu
• Kurz se načítá vždy k datu konkrétního úseku cesty
• Kurzy jsou zobrazeny v souhrnu příkazu

Výdaje v cizí měně

• Jízdné, ubytování a ostatní výdaje lze zadat přímo v cizí měně
• Při přidání dokladu lze uvést částku v cizí měně - aplikace ji přepočítá na CZK
• V souhrnu jsou uvedeny jak částky v cizí měně, tak přepočet na CZK

3.4 Duplikace cestovního příkazu

Pokud jedete na podobnou cestu opakovaně, můžete zkopírovat existující příkaz.

1. Otevřete existující cestovní příkaz
2. Klikněte na Duplikovat
3. Vyberte schválenou žádost ze seznamu
4. Zkontrolujte a upravte údaje
5. Odešlete ke schválení

Poznámka: Duplikace vytvoří nový příkaz s předvyplněnými údaji, ale neuloží se automaticky.

3.5 Vzorové cestovní příkazy

Záložka Vzory slouží jako rychlý start pro nové uživatele – zobrazuje předdefinované vzorové příkazy, ze kterých si lze jedním kliknutím vytvořit vlastní.

K čemu vzory slouží

Vzorové příkazy ukazují jak správně vyplnit tuzemský i zahraniční cestovní příkaz – se správně vyplněnou trasou, výpočty stravného, km náhradami a (u zahraničního vzoru) kurzem měny a sazbami v EUR. Jsou k dispozici trvale všem přihlášeným uživatelům.

Přístup k vzorům

1. Klikněte na Vzory v horní liště
2. V levém panelu se zobrazí seznam vzorových příkazů:
   • VZOR-TUZ-001 – tuzemská pracovní cesta (Brno ↔ Praha, vlastní vozidlo)
   • VZOR-ZAH-001 – zahraniční pracovní cesta (Brno ↔ Vídeň, EUR)
3. Kliknutím na vzor zobrazíte jeho detail vpravo

Detail vzorového příkazu

Detail zobrazuje:

• Přehled – typ cesty (Tuzemský / Zahraniční), celkový počet km a celková částka
• Tabulka trasy – jednotlivé úseky s časy, typem, dopravou, km a výpočtem stravného
• Celková částka

Použít jako základ

Tlačítko Použít jako základ vytvoří nový cestovní příkaz předvyplněný daty ze vzoru:

1. Klikněte na Použít jako základ
2. Zobrazí se výběr schválených žádostí o vycestování
3. Vyberte žádost, ke které chcete příkaz přiřadit
4. Aplikace přepne na záložku Příkazy a otevře nový příkaz ve stavu Rozpracováno
5. Příkaz je předvyplněn:
   • Účel a cíl cesty ze vzoru
   • Datum odjezdu a návratu ze vzoru
   • Všechny úseky trasy (trasa, km, typ, doprava, země)
6. Upravte a doplňte vlastní údaje (jméno, středisko, vozidlo, doklady atd.)
7. Odešlete ke schválení standardním způsobem

Podmínka: Pro použití vzoru musíte mít alespoň jednu schválenou žádost o vycestování, ke které příkaz přiřadíte. Pokud žádná není, zobrazí se upozornění.

Tip: Vzory slouží pouze jako výchozí bod – po vytvoření příkazu upravte data trasy, km a doklady podle skutečnosti. Vzory nelze upravovat ani mazat.

3.6 Tisk nebo uložení do PDF

1. Otevřete cestovní příkaz
2. Klikněte na Tisk / PDF v horní liště
3. Zobrazí se náhled pro tisk
4. V prohlížeči:
   • Ctrl+P (Windows) nebo Cmd+P (Mac)
   • Vyberte Uložit jako PDF jako tiskárnu
   • Klikněte na Uložit

4. Pro schvalovatele

Jako schvalovatel schvalujete žádosti o vycestování a cestovní příkazy podřízených.

4.1 Přístup k dashboardu schvalování

1. Klikněte na Schvalování v horní liště
2. Zobrazí se seznam žádostí a příkazů čekajících na schválení
3. Červené číslo u tlačítka "Schvalování" ukazuje počet čekajících položek

4.2 Schvalování žádostí o vycestování

Krok 1: Otevřete žádost

1. V sekci Schvalování najděte žádost se stavem Ke schválení
2. Klikněte na žádost pro zobrazení detailů

Krok 2: Zkontrolujte údaje

Zkontrolujte:

• Cíl cesty - je cesta opodstatněná?
• Datum odjezdu a příjezdu - jsou datumy v pořádku?
• Doprava - je zvolený způsob dopravy vhodný?
• Účel cesty - je účel jasně popsán?

Krok 3: Schvalte nebo zamítněte

Pro schválení:

1. Klikněte na Schválit
2. Žádost se označí jako Schváleno
3. Zaměstnanec obdrží e-mail s potvrzením

Pro zamítnutí:

1. Klikněte na Zamítnout
2. Zadejte důvod zamítnutí
3. Zaměstnanec obdrží e-mail s důvodem

4.3 Schvalování cestovních příkazů

Krok 1: Otevřete cestovní příkaz

1. V sekci Schvalování najděte příkaz se stavem Ke schválení
2. Klikněte na příkaz pro zobrazení detailů

Krok 2: Zkontrolujte údaje

Zkontrolujte:

• Základní údaje - datum, cíl, účel cesty
• Trasa - jednotlivé úseky a km (včetně zahraničních úseků a použité měny)
• Náklady - stravné, jízdné, ubytování (v CZK i v cizích měnách)
• Doklady - jsou přiloženy všechny potřebné doklady? Kliknutím na doklad jej zobrazíte
• Výpočet - je celková částka v pořádku?

Krok 3: Schvalte, zamítněte nebo vraťte

Pro schválení:

1. Klikněte na Schválit
2. Příkaz se označí jako Schváleno
3. Zaměstnanec obdrží e-mail s potvrzením

Pro zamítnutí:

1. Klikněte na Zamítnout
2. Zadejte důvod zamítnutí
3. Zaměstnanec obdrží e-mail s důvodem

Pro vrácení k doplnění:

1. Klikněte na Vrátit k doplnění
2. Zadejte co je třeba opravit
3. Příkaz se vrátí zaměstnanci ve stavu Vráceno k doplnění

4.4 Fáze schvalování

Cestovní příkaz prochází těmito fázemi (záleží na konfiguraci firmy):

1. Manažer - přímý nadřízený zaměstnance
2. Účetní - kontrola formálních náležitostí (pokud je v systému)
3. Finální schvalovatel - konečné schválení

Jako schvalovatel vidíte vždy jen příkazy ve své fázi. Po vašem schválení postupuje příkaz do další fáze.

4.5 E-mailová notifikace

Obdržíte e-mail když:

• Zaměstnanec odešle žádost ke schválení
• Zaměstnanec odešle cestovní příkaz ke schválení
• Zaměstnanec upraví a znovu odešle vrácený příkaz

5. Pro účetní

Jako účetní kontrolujete schválené cestovní příkazy před exportem do Heliosu.

5.1 Přístup k dashboardu účetní

1. Klikněte na Schvalování v horní liště
2. Zobrazí se příkazy čekající na kontrolu účetní

5.2 Kontrola cestovního příkazu

Krok 1: Otevřete příkaz ke kontrole

1. Najděte příkaz se stavem Ke schválení nebo fází Účetní
2. Klikněte na příkaz

Krok 2: Zkontrolujte formální náležitosti

Zkontrolujte:

• Doklady - jsou přiloženy všechny účtenky? Kliknutím doklad otevřete nebo stáhněte
• Částky - souhlasí částky na dokladech s vyúčtováním?
• Výpočet stravného - je správně vypočteno (včetně zahraničního)?
• Výpočet km náhrady - je správně vypočteno?
• Středisko - je správně přiřazeno?
• Účel cesty - je jasně uveden pro účely Helios?
• Kurzy měn - u zahraničních cest zkontrolujte použité kurzy

Krok 3: Schvalte nebo vraťte

Pro schválení:

1. Klikněte na Schválit
2. Příkaz postupuje finálnímu schvalovateli
3. Po finálním schválení se příkaz označí jako Připraveno k exportu

Pro vrácení:

1. Klikněte na Vrátit k doplnění
2. Zadejte co je třeba opravit
3. Příkaz se vrátí zaměstnanci

5.3 Export do Heliosu

Krok 1: Najděte příkazy k exportu

1. Použijte filtr Stav → Schváleno
2. Najděte příkazy se stavem exportu Připraveno

Krok 2: Exportujte do Heliosu

1. Otevřete příkaz
2. Klikněte na Exportovat do Heliosu
3. Aplikace:
   • Odešle data do Heliosu
   • Vytvoří PDF s cestovním příkazem
   • Přiloží ho jako přílohu do Heliosu
   • Označí příkaz jako Naimportováno

Krok 3: Zkontrolujte v Heliosu

1. Přihlaste se do Heliosu
2. Najděte vytvořený doklad (číslo dokladu je zobrazeno v aplikaci)
3. Zkontrolujte že:
   • Data jsou správně přenesena
   • PDF příloha je přiložena
   • Částky souhlasí

Poznámka: Export je jednosměrný - změny v Heliosu se nepromítnou zpět do aplikace.

Krok 4: Reset importu (opakování exportu)

Pokud byl export neúspěšný nebo je třeba příkaz opakovaně exportovat:

1. Otevřete naimportovaný příkaz
2. Klikněte na Reset importu
3. Příkaz se vrátí do stavu Připraveno k exportu
4. Export lze provést znovu

Upozornění: Reset importu smaže vazbu na původní doklad v Heliosu. Zkontrolujte stav v Heliosu před resetem.

5.4 Náhled příkazu pro Helios

Před exportem si můžete prohlédnout jak bude příkaz vypadat v Heliosu:

1. Otevřete příkaz
2. Klikněte na Náhled Helios (nebo použijte URL náhledu)
3. Zobrazí se HTML náhled cestovního příkazu ve formátu pro Helios
4. Náhled obsahuje i přiložené doklady

5.5 Úprava cizích příkazů

Účetní může upravovat příkazy jiných zaměstnanců:

1. Najděte příkaz v seznamu
2. Otevřete ho
3. Upravte údaje (km, částky, doklady)
4. Změny se automaticky ukládají
5. Můžete příkaz odeslat ke schválení

Upozornění: Buďte opatrní při úpravách - změny jsou trvalé.

6. Pro administrátory

Jako administrátor spravujete uživatele a nastavení aplikace.

6.1 Správa uživatelů

Krok 1: Přejděte do správy uživatelů

1. Klikněte na Uživatelé v horní liště
2. Zobrazí se seznam všech uživatelů

Krok 2: Přidejte nového uživatele

1. Klikněte na + Nový uživatel
2. Vyplňte údaje:
   • Jméno - celé jméno (např. "Jan Novák")
   • E-mail - přihlašovací e-mail
   • Heslo - počáteční heslo (uživatel si ho změní po přihlášení)
   • Osobní číslo - evidenční číslo zaměstnance
   • Středisko - organizační jednotka
   • Adresa - adresa bydliště
   • Telefon - kontaktní telefon
3. Přiřaďte role:
   • ☐ Schvalovatel - může schvalovat žádosti a příkazy
   • ☐ Účetní - může kontrolovat a exportovat do Heliosu
   • ☐ Administrátor - může spravovat uživatele
4. Nastavte schvalovatele:
   • Nadřízený schvalovatel - schvaluje žádosti a první fázi příkazů
   • Finální schvalovatel - schvaluje finální fázi příkazů
5. Klikněte na Uložit

Krok 3: Upravte existujícího uživatele

1. V seznamu uživatelů najděte uživatele
2. Klikněte na něj
3. Upravte údaje
4. Klikněte na Uložit

Krok 4: Deaktivujte uživatele

1. Otevřete uživatele
2. Odškrtněte Aktivní
3. Uživatel se nebude moci přihlásit
4. Jeho příkazy zůstanou v systému

Tip: Nemazejte uživatele - raději je deaktivujte. Zachováte historii jejich příkazů.

6.2 Správa vozidel

Administrátor může spravovat vozidla všech uživatelů:

1. V profilu uživatele přejděte na Vozidla
2. Přidejte nebo upravte vozidlo:
   • SPZ - registrační značka
   • Značka/model - např. "Škoda Octavia"
   • Objem motoru - v cm³
   • Druh paliva - benzín, nafta, CNG, atd.
   • Spotřeba - průměrná spotřeba v l/100km
   • Cena paliva - podle vyhlášky nebo vlastní

6.3 Správa sazeb

Základní sazby (pro celou firmu)

1. Přejděte do Nastavení (ikona ozubeného kola)
2. Upravte:
   • Tuzemské stravné - základní sazba na den
   • Zahraniční stravné - podle zemí (načítá se z Heliosu)
   • Základní km sazba - náhrada za km pro osobní vozy
   • Ceny pohonných hmot - podle vyhlášky MF
3. Změny se projeví u všech nových příkazů

Poznámka: Změna sazeb neovlivní již vytvořené příkazy - ty si uchovávají původní sazby.

6.4 Monitor sazeb

Aplikace automaticky sleduje platnost zákonných sazeb (stravné, km náhrady, ceny paliv). Pokud jsou sazby zastaralé nebo se změní vyhláška, zobrazí se upozornění.

1. Přejděte do Nastavení → Monitor sazeb
2. Uvidíte stav kontroly sazeb:
   • Datum poslední kontroly
   • Zda jsou sazby aktuální
   • Případné změny oproti předchozím sazbám
3. Pro ruční spuštění kontroly klikněte na Zkontrolovat sazby

Poznámka: Automatická kontrola sazeb probíhá při každém načtení aplikace.

6.5 Synchronizace s ERP (Helios)

Administrátor může spustit synchronizaci dat z Heliosu:

Synchronizace uživatelů a vozidel

1. Přejděte do Nastavení → ERP synchronizace
2. Klikněte na Synchronizovat z Heliosu
3. Aplikace načte:
   • Aktuální údaje zaměstnanců (jméno, středisko, osobní číslo)
   • Přidělená vozidla
   • Role a oprávnění

Synchronizace sazeb a kurzů

• Sazby zahraničního stravného jsou načítány automaticky z Heliosu při každém použití
• Kurzy měn se načítají vždy k datu úseku zahraniční cesty
• Ruční obnovení: Nastavení → Monitor sazeb → Zkontrolovat sazby

7. Stavy cestovních příkazů

7.1 Životní cyklus žádosti

Rozpracováno → Ke schválení → Schváleno/Zamítnuto

Rozpracováno - žádost je vytvořena ale ještě neodeslána Ke schválení - žádost čeká na schválení nadřízeným Schváleno - žádost byla schválena, lze založit cestovní příkaz Zamítnuto - žádost byla zamítnuta

7.2 Životní cyklus cestovního příkazu

Rozpracováno → Ke schválení → [Kontrola účetní] → [Finální schválení] → Schváleno → Naimportováno → Uzavřeno
                    ↓
              Vráceno k doplnění → Rozpracováno
                    ↓
                Zamítnuto

Rozpracováno - příkaz je vytvořen ale ještě neodeslán

Ke schválení - příkaz čeká na schválení v jedné z fází:

• Manažer - schvaluje přímý nadřízený
• Účetní - kontroluje účetní (pokud je v systému)
• Finální schvalovatel - konečné schválení

Vráceno k doplnění - příkaz byl vrácen k opravě, zaměstnanec může upravit a znovu odeslat

Schváleno - příkaz prošel všemi schvalovacími fázemi

Naimportováno - příkaz byl exportován do Heliosu

Uzavřeno - příkaz je finálně uzavřen (po výplatě zaměstnanci)

Zamítnuto - příkaz byl zamítnut schvalovatelem

7.3 Barevné označení stavů

• 🟡 Žlutá - Rozpracováno (draft)
• 🔵 Modrá - Ke schválení (submitted)
• 🟠 Oranžová - Vráceno k doplnění (returned)
• 🟢 Zelená - Schváleno (approved)
• 🟣 Fialová - Naimportováno (imported)
• ⚫ Šedá - Uzavřeno (closed)
• 🔴 Červená - Zamítnuto (rejected)

8. Vyhledávání a filtrování

8.1 Vyhledávání v seznamu cestovních příkazů

V levém panelu se seznamem příkazů je dostupné vyhledávání:

1. Klikněte do pole Hledat...
2. Zadejte hledaný text - prohledávají se:
   • Číslo příkazu
   • Jméno zaměstnance
   • Účel cesty
   • Cíl cesty
   • Středisko

Vyhledávání pracuje bez ohledu na velikost písmen a diakritiku.

8.2 Filtrování podle stavu

1. Nad seznamem příkazů vyberte filtr Stav
2. Zvolte stav:
   • Vše - zobrazí všechny příkazy
   • Rozpracováno
   • Ke schválení
   • Vráceno k doplnění
   • Schváleno
   • Naimportováno
   • Uzavřeno
   • Zamítnuto

8.3 Řazení

Příkazy jsou automaticky řazeny od nejnovějšího. Schvalovací dashboard zobrazuje maximálně 50 čekajících položek.

9. Často kladené otázky

9.1 Registrace a přihlášení

Q: Jak se zaregistruji? A: Na přihlašovací obrazovce klikněte na Vytvořit účet, vyplňte jméno, e-mail a heslo (min. 8 znaků) a potvrďte heslo. Po odeslání formuláře obdržíte ověřovací e-mail.

Q: Nedostal jsem ověřovací e-mail, co mám dělat? A: Zkontrolujte složku Spam / Nevyžádaná pošta. Pokud e-mail není ani tam, kontaktujte administrátora – ten může účet aktivovat ručně.

Q: Ověřovací odkaz mi nefunguje (vypršel). A: Ověřovací odkaz má omezenou platnost 24 hodin. Pokud vypršel, kontaktujte administrátora, který vám zašle nový nebo účet aktivuje přímo.

Q: Zapomněl jsem heslo. A: Kontaktujte administrátora aplikace – ten vám nastaví nové heslo.

Q: Dostanu účet automaticky nebo se musím registrovat? A: Záleží na nastavení firmy. Administrátor může účet vytvořit přímo, v takovém případě vám sdělí přihlašovací údaje a registraci přeskočte. Pokud účet nemáte, použijte tlačítko Vytvořit účet na přihlašovací obrazovce.

9.2 Vzorové cestovní příkazy

Q: Kde najdu vzorové cestovní příkazy? A: V horní liště klikněte na Vzory. Jsou dostupné všem přihlášeným uživatelům.

Q: Mohu vzorový příkaz použít bez schválené žádosti? A: Ne. Tlačítko Použít jako základ vyžaduje existující schválenou žádost o vycestování. Nejdřív si nechte schválit žádost, pak teprve vytvořte příkaz ze vzoru.

Q: Mohu vzory upravit nebo přidat vlastní? A: Ne. Vzorové příkazy jsou systémové šablony a nelze je upravovat ani mazat. Slouží jako vzor pro nové uživatele.

Q: Použití vzoru mi přeneslo špatné datum – musím ho opravit? A: Ano. Datum odjezdu a návratu je přeneseno ze vzoru – vždy ho upravte na skutečné datum vaší cesty. Stejně tak zkontrolujte km a všechny výdaje.

9.3 Obecné otázky

Q: Mohu vytvořit cestovní příkaz bez schválené žádosti? A: Ne. Cestovní příkaz lze vytvořit pouze ze schválené žádosti o vycestování. Nejdřív musíte vytvořit a nechat schválit žádost.

Q: Mohu upravit cestovní příkaz po odeslání? A: Ne. Po odeslání ke schválení nemůžete příkaz upravovat. Pokud je třeba něco opravit, požádejte schvalovatele o vrácení k doplnění.

Q: Jak dlouho trvá schválení? A: Záleží na schvalovateli. Ten obdrží e-mail s notifikací. Průměrně 1-2 dny.

Q: Kam se ukládají data? A: Data se ukládají na serveru. Jsou dostupná z jakéhokoli počítače po přihlášení.

Q: Jak poznám v jaké fázi schvalování je můj příkaz? A: V detailu příkazu je zobrazen aktuální stav a fáze schvalování. Při každé změně fáze obdržíte e-mail.

9.4 Výpočet náhrad

Q: Jak se počítá stravné? A: Stravné se počítá automaticky podle délky úseku cesty:

• 5-12 hodin: částečné stravné (1/3 denní sazby)
• 12-18 hodin: zvýšené stravné (2/3 denní sazby)
• Nad 18 hodin: plné stravné (100% denní sazby)

Q: Jak se počítá zahraniční stravné? A: Zahraniční stravné se počítá ve stejných pásmech jako tuzemské, ale v měně příslušné země. Sazby jsou přebírány z Heliosu a jsou specifické pro každou zemi. Výsledná částka se přepočítá na CZK aktuálním kurzem.

Q: Co když mi zaměstnavatel poskytl jídlo zdarma? A: Zaškrtněte "Jídlo zdarma" u příslušného úseku. Stravné se automaticky sníží.

Q: Jak se počítá náhrada za použití osobního vozidla? A: Náhrada se skládá ze dvou částí:

• Základní sazba - podle objemu motoru (např. 5,90 Kč/km)
• Pohonné hmoty - podle spotřeby a ceny paliva

Q: Můžu si zadat vlastní cenu paliva? A: Ano, ve vozidlu můžete změnit režim z "Podle vyhlášky" na "Vlastní cena" a zadat aktuální cenu za kterou jste tankovali.

Q: Jaký kurz se použije pro přepočet zahraničních výdajů? A: Kurz se načítá z Heliosu vždy k datu příslušného úseku cesty.

9.5 Doklady

Q: Jaké doklady musím přiložit? A: Všechny doklady prokazující náklady:

• Účtenky za ubytování
• Jízdenky (vlak, autobus, letadlo)
• Účtenky za parkovné
• Dálniční známky
• Ostatní náklady související s cestou

Q: V jakém formátu můžu nahrát doklady? A: PDF, JPG, PNG. Maximální velikost 10 MB na soubor.

Q: Co když nemám účtenku? A: Pokud nemáte doklad, napište do poznámky důvod. Schvalovatel rozhodne zda náklad uzná.

Q: Mohu doklad smazat po odeslání příkazu? A: Ne, po odeslání ke schválení nelze doklady mazat. Požádejte schvalovatele o vrácení k doplnění.

Q: Jak zobrazím přiložený doklad? A: V záložce Doklady klikněte na ikonu oka (náhled) pro zobrazení přímo v aplikaci, nebo na ikonu stahování pro uložení souboru.

9.6 Zahraniční cesty

Q: Jak nastavím zahraniční úsek trasy? A: Při přidávání úseku trasy zvolte typ Zahraniční a vyberte příslušnou zemi. Aplikace automaticky načte sazby stravného a kurz měny.

Q: Co je soukromý úsek? A: Soukromý úsek označuje část cesty, která není pracovní (např. návštěva rodiny v rámci pracovní cesty). Za soukromý úsek se neposkytují žádné náhrady.

Q: Kde vidím přepočet zahraničních výdajů na CZK? A: V záložce Souhrn je přehled výdajů v CZK. U příkazů s zahraničními úseky jsou navíc zobrazeny souhrny pro jednotlivé měny (EUR, USD, atd.).

9.7 Technické problémy

Q: Aplikace mi nefunguje, co mám dělat? A: Zkuste:

1. Obnovit stránku (Ctrl+F5)
2. Vymazat cache prohlížeče
3. Zkusit jiný prohlížeč
4. Kontaktovat IT podporu

Q: Ztratil jsem rozpracovaný příkaz, kde ho najdu? A: Data se ukládají na serveru. Příkaz najdete v seznamu příkazů ve stavu "Rozpracováno" na jakémkoli počítači po přihlášení.

Q: Nemohu se přihlásit, co mám dělat? A: Zkontrolujte:

1. Správnost e-mailu a hesla
2. Kontaktujte administrátora - možná je účet deaktivovaný
3. Zkuste reset hesla (pokud je funkce dostupná)

Q: Export do Heliosu selhal, co mám dělat? A: Kontaktujte účetní nebo administrátora. Ti mohou provést reset importu a export zopakovat.

9.8 Nápověda v aplikaci

Q: Kde najdu nápovědu přímo v aplikaci? A: U většiny polí je ikona ? (otazník). Klikněte na ni a zobrazí se kontextová nápověda pro dané pole.

Kontakt a podpora

IT podpora: E-mail: it@oresi.cz Telefon: +420 XXX XXX XXX

Administrátor aplikace: Jméno: [Administrátor] E-mail: [e-mail]

Vývojář aplikace: Zynaptec Web: www.zynaptec.cz

Konec manuálu

Verze 1.3 | © 2026 Oresi United Kitchens | Vytvořil: Zynaptec